Toplantı sırasında sıkılmak

Bir Toplantıda Sıkıntıdan Ölmekten Nasıl Korunulur?

Toplantıda Sıkıntıdan Ölmek

Toplantı Bilimi Alanındaki En İyi Uygulamalar

İşinizin en çok korktuğunuz kısmı hangisidir? Çoğu insan gibiyseniz, bu sinir bozucu zorunlu toplantılar iş yerinizin en kötü yönlerinden biridir. İyi yapıldığında, toplantılar büyük sorunların çözüldüğü ve önemli kararların alındığı çok etkili bir ekip çalışması olabilir, böylece takıma enerji verir ve üyelerini daha iyi hedeflere doğru yönlendirir.

data-ad-format="rectangle"

Ancak, çoğu zaman toplantılar, çalışanlar tarafından, işlerine daha iyi zaman arıyabilecek iken, zaman kaybı olarak algılanmaktadır. Üstelik, zayıf yapılan toplantılar örgütsel üretkenlik üzerinde olumsuz etkilere neden olmaktadır. Çalışanlar kötü durumdalar ki bu yüzden işlerinde sıkı ya da dikkatli çalışamıyorlar ve meslektaşları ile toplantının ne kadar zaman kaybı olduğu konusunda şikâyet ederek zaman kaybediyorlar.

Öyleyse etkili bir toplantının özellikleri nelerdir? Bu, Nebraska Üniversitesi psikoloğu Joseph Mroz ve meslektaşları tarafından “Psikolojik Bilimlerde” “Güncel Yönergeler” başlıklı makalesinde özetlenen yeni toplantı biliminin hedefidir. Örgütsel psikoloji, yüzyıldan fazla bir süre öncesine dayanan, öğrencinin en eski uygulama alanlarından biri olmasına rağmen, psikologlar dikkatlerini toplantı bilimine yönelttiler. Ancak, Mroz ve meslektaşları gibi araştırmacılar etkili toplantılar yürütmek için en iyi birtakım uygulamaları belirledi. Bunların çoğu sağduyu gibi görünüyor, ama ne yazık ki, yaygın olarak uygulanmadı.

Birçok kuruluş, iş takviminde düzenli aralıklarla toplantılar düzenler. Örneğin, satış toplantısı her pazartesi saat 9: 00’dadır veya planlama komitesi (Hangi toplantılar planlamak için toplanır?) her üçüncü perşembe saat 2: 30’da planlanmaktadır. Düzenli toplantılar, katılımcılar için grup kimliği oluşturabilir, toplantı için önceden net bir amaç belirlenmemişse, anlamsız bir ritüele dönüşebilir.

Mroz ve meslektaşları toplantı daveti için dört ana amaç belirledi:

  • Bilgi paylaşımı. Ekip üyelerinin önceki haftadaki ilerlemelerini bildirdikleri haftalık masa başı toplantıları, grubu güncel tutmanın etkili bir yolu olabilir ve aynı zamanda ekip arasında bağ kurulabilir. Ancak, yöneticilerin dikkatsiz çalışanlarına yönelik bir duyuru listesi yürüttükleri toplantılar zaman kaybettiricidir ve bu bilgilerin e-posta ve bültenler aracılığıyla dağıtılması çok daha etkilidir.

  • Sorunları Çözme ve Karar Verme. Bilgili kişiler, çözülmesi gereken özel bir sorun veya yapılması gereken bir karar için beyin fırtınası için toplandıklarında, toplantılar oldukça etkili olabilir. Ancak bu etkinlik, paydaş olmayanlar katılmaya zorlandığında kesintiye uğrayabilir

  • Organizasyon stratejisini geliştirmek ve uygulamak. Ortalama bir çalışan haftada yaklaşık altı çalışma saatini toplantılarda harcıyor ancak üst düzey yöneticiler çalışma sürelerinin %80’ini idari toplantılarda harcayabiliyor. Bir organizasyonu yönetmenin yolu budur ancak yöneticileri düşünce yapısı yönlendirebilir; örneğin, astlarıyla iletişim kurmak istediklerinde, toplantıların her zaman iyi bir şey olduğunu düşünür.

  • Bir performanstan sonra birtakım bilgilendirmeler alın. Bir proje tamamlandığında ekip üyelerinin bir araya gelmesi iyidir ve neyin iyi gittiğini ve bir dahaki sefere neyin iyileştirilebileceğini görüşün. Tüm üyelere görüşlerini ifade etme fırsatı vermek genel grup birlik duygusunu arttırır, bir sonraki proje için takıma enerji verir.

Dolayısıyla, net bir amacı olan planlı toplantılar oldukça başarılı olabilir, fakat ritüelleştirilmiş toplantılar genellikle zaman kaybı olarak algılanır.

En iyi niyetli toplantılar bile katılımcıların davranışlarıyla raydan çıkarılabilir, Mroz ve meslektaşları toplantıda görgü kurallarının birkaçını listeledi:

  • Erken veya zamanında gelin. Geç gelmeler devam eden toplantıda rahatsızlığa neden olur ve toplantının verimliliğine müdahale eden olumsuz sosyal tepkilere yol açabilir.

  • Toplantı esnasında işinize odaklanın ve elektronik cihazlarla uğraşmaktan kaçının. (İtiraf ediyorum, ben bunu çok sık yapıyorum!)

  • Görüşmeyi güncel tutun, grubun havasını hafifletmek için mizahi davranın ve her ne pahasına olursa olsun şikâyetten kaçının.

Bunların hepsi iyi öneriler olsa da sonunda grubun davranışı lider tarafından kurulan kültür tarafından belirlenir. Başka bir deyişle Organizatör en iyi uygulamaları takip ettiğinde katılımcıların toplantıya verimli bir şekilde katılmaları daha olasıdır. Bunlar arasında:

  • Ayrıntılı bir gündem oluşturmak ve toplantıdan önce dağıtmak. Bu, toplantı için net beklentileri belirler ve katılımcıların buna hazırlanmalarını sağlar.

  • Toplantıları minimumda tutma. Belirtilen hedefleri gerçekleştiren iyi planlanmış toplantılar gruba enerji verebilir. Ancak çok fazla toplantı, özellikle de zamanın su gibi akıp gittiğini fark ettiklerinde, çalışanın yorgunluğunu ve stresini artırıyor ve moralini azaltıyor.

  • Her şeyden şikayetçi olmak. Şikâyet bulaşıcıdır ve tüm grubun havasını zehirler. Mümkün olduğunca etkileyici olun, şikâyet eden kişiye görüşlerini paylaştığı için teşekkür edin ve ardından konuşmayı olumluya çevirin.

  • Bütün katılımcıların görüşlerini ifade etmekte özgür oldukları bir ortamı korumak. Örneğin, bir katılımcı “Ne Kullanalım?” veya “İşler asla değişmez” gibi ifadelerle şikâyet etmeye başladığında, yetenekli lider şikâyeti tüm grubun çözme konusunda çalışabileceği pratik bir sorun olarak yorumlayabilir.

Sonunda, iyi yapılan toplantılar organizasyon için muazzam faydalar sağlayabilir. Sonuç, daha fazla üretkenliğe yönelik bir grup kimliği ve takım ruhu duygusu. Ancak kötü yürütülen toplantılar, grup moralini tahrip edebilir, çalışanların yeteneklerinin altında performans göstermelerini sağlar. Toplantının seviyesini ve sonucunun başarılı olmasından lider sorumludur.

Bir katılımcı olarak, toplantının havası üzerinde çok az kontrol sahibi olursunuz. Yine de toplantıyı sizin için daha değerli hale getirmek için yapabileceğiniz şeyler var. Görüşmeden tamamen ayrılmayın ve katkıda bulunabileceğiniz fırsatlar için en az bir kulağınızı açık tutun. Bir katılımcı olarak, özellikle “gıcırtılı bir tekerlek” olarak ün yapmaktan çekinmeyin. Ancak, şu anda tartışılmakta olan konu hakkında titizlikle ortaya konan bir soru veya öneri, meslektaşlarınızı ve hatta üstlerinizi etkilemek için uzun bir yol kat edebilir. Rolünüzü yaptıktan sonra, toplantının sonuçta böyle bir zaman kaybı olduğunu hissetmeyeceksiniz.

Muharrem YELDAN

Ekonomi Yüksek Lisans

Hakkında: yatirimkredi

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir